Tips til fleksible arbeidsordninger

 

Fleksibel arbeidstid handler om å være oppmerksom på det arbeidet du har å gjøre, på det rette tidspunktet (det være seg den neste oppgaven eller de tingene du trenger for å få gjort i dag) og velge det mest passende stedet for dette arbeidet.

For eksempel bør du velge å være på kontoret for å kommunisere med og være sosial med kollegene dine, besøke dine kunder for å arbeide tettere med dem, eller ta en tur på biblioteket eller lignende sted som bidrar til dype tanker når du virkelig trenger å fokusere og konsentrere deg. Tenk på arbeid som en aktivitet i stedet for et bestemt sted, og du er allerede halvveis!

Kjenn fordelene ved å kunne tilpasse arbeidsstedet

70 % av britiske kontorarbeidere føler seg mer produktive når de jobber et annet sted enn på kontoret, 38 % sier de er mer kreative når de er ut av kontoret og 90 % sier fleksibel arbeidstid ikke påvirker deres evne til å samarbeide med kollegene.

Vær tydelig 

De største utfordringene ligger hos enkeltpersoner. Fleksibel arbeidstid er et bredt og sammensatt tema, og å få folk til å forstå det (både ansatte og arbeidsgivere) kan være vanskelig. Hvis du har brukt de siste fem, ti eller femten år av livet på å daglig komme til samme sted til samme tid, så kan det å plutselig finne deg selv i en situasjon der du har et valg virke litt skremmende.

Trikset synes, for bedriften, å være veldig tydelig på årsakene til at man ønsker endringer til en mer fleksibel arbeidstid, men også tydelig på grensene. Det kan være til god hjelp for alle som skal tilpasse seg den nye måten å jobbe på.

En modell passer ikke for alle

Det er all grunn til å anta at en modell ikke passer alle, men at det er behov for en heterogen tilnærming. På samme måte som det koker ned til hvordan hver enkelt kan være mest effektiv, er det viktig å legge føringer for når det er ok å jobbe og ikke, når det er forventet at man er tilgjengelig og ikke, og så videre.

Fleksibel arbeidstid øker produktiviteten

Sørg for å engasjere de som bestemmer tidlig i prosessen med fleksitid

Allerede for åtte år siden gjorde man i firmaet Intelen undersøkelse som viste at ved å tillate ansatte å jobbe mer fleksibelt, gi dem de rette verktøyene og de rette mulighetene og rettighetene, så gikk produktiviteten opp med mer enn 16% per uke. Et slikt globalt selskap stopper ikke opp ved endt arbeidsdag. De ansatte fortsetter å svare kolleger på andre siden av kloden når de går hjem, med den følge at prosjekter kommer i mål raskere. Men viktigst av alt har tilbakemeldingene vist at de ansatte ser det som et flott sted å jobbe, fordi arbeidsformen tillater de ansatte å ta fri i løpet av dagen dersom det skulle være behov for det, og de trenger ikke kjøre til kontoret sent på natten for å fullføre det man forlot tidligere på dagen.

En fleksibel infrastruktur hjelper

Ulike ansatte og deres spesifikke grupper kan ha svært forskjellige krav. Enkelte kan ha arbeidsoppgaver som krever høy grad av sikkerhet når det kommer til datasystemer og lignende, mens andre har oppgaver som krever mindre sikkerhet. Legger man det til grunn og tilpasser infrastrukturen deretter, er det lettere å skreddersy flere modeller som muliggjør fleksibilitet, enn å skjære alle over en kam.

Kjenn utfordringene du sannsynligvis kommer til å møte

Utfordringene du vil møte er ofte mer relatert til HR- og juridiske problemstillinger, enn teknikk og sikkerhet. Sørg for at du engasjerer dem som påvirker disse faktorene tidlig i prosessen.

Kommunikasjon løser alle problemer

Når man ikke er tilstede på kontoret, kan man lett ende opp med å få gjengitt deler av en samtale eller bare få høre en side av en historie. Ved den minste mistanke om at en sak har flere nyanser, vil en telefon- eller videosamtale alltid fungere bedre enn å kommunisere på epost.
Epost er i mange sammenhenger et nyttig kommunikasjonsverktøy, men det fører ofte til misforståelser. Det finnes utallige løsninger som er langt bedre når en avdeling eller et team skal kommunisere og ikke alle fysisk er samlet på samme sted. En avdelings- eller teamleder har foruten interne konferanseløsninger mange muligheter. Eksempelvis vil en ukentlig gruppesamtale på Skype eller hangout på Google+ med teamet, og et møte en-til-en med hvert medlem en gang i uken, fungere langt bedre enn sporadisk kontakt via epost. Det er også viktig at leder kommuniserer at “døren” står åpen slik at gruppen ikke vegrer seg for å stille spørsmål eller snakke gjennom ting. Dette er enda viktigere når man ikke er geografisk samlet på et sted.

Ansvarliggjøring og etterrettelighet

Med avstand øker også behovet for å sette enda klarere mål og rapporteringsformer. Er målene klare og rapporteringsformen tydelig og gjennomsiktig, er det lett for både leder og avdeling/team å følge med og se hva som er gjort og hva man har oppnådd. Noen vil straks tenke overvåkning, men i bunn og grunn er de fleste skrudd sammen på en slik måte at det er tilfredsstillende og motiverende å få vist andre hva man har oppnådd, samt å se det selv.

Tilbakemeldinger

Hver uke bør man ha en oppsummering som raskt gjennomgår hva som er gjort, hva alle jobber med og prioriteringer for kommende uke. Det gir folk på tvers av selskapet en klar idé om hva alle gjør. I større bedrifter er det naturlig å skalere dette ned til avdelinger/seksjoner, mens det i mindre selskaper kan være svært nyttig å ta det i plenum med alle til stede.

Tilstedestatus og lynmeldingstjenester

Muligheten for å raskt kunne se hvem som er tilgjengelig og eventuelt når de regner med å komme tilbake, er svært hensiktsmessig. De fleste lynmeldingstjenester viser hvem som er på plass, tilgjengelig for en rask prat eller om de er opptatt. Ulempen er at disse tjenesten raskt åpner for mer kommunikasjon enn mange ønsker, så her gjelder det å definere klare regler i firmaet og kanskje også for ens egen del. Brukere av tidBANK har muligheten til å sjekke tilstedestatus der. Denne integrerer tre viktige elementer: 1) Er man på jobb, 2) Har man et møte (hentes fra Exchange-kalender) og 3) er man ikke fysisk tilstede på kontoret, men likevel tilgjengelig. Her vises også når brukeren selv har angitt at han/hun forventer å komme tilbake. En rask titt på teamet/avdelingen eller vedkommende man forsøker å komme i kontakt med, kan spare en for både tid og irritasjon. Sjekker man dette før man tar opp telefonen eller sender eposten man i utgangspunktet forventer å få svar på, blir man ikke møtt av en kollega som ikke er spesielt interessert i å diskutere jobb, vedkommendes telefonsvarer eller skuffet over uvanlig treg tilbakemelding på eposten man sendte. Det kan spare både deg og mottaker for mye irritasjon og være sunt for samarbeidsklimaet.

Lytt til behovene til de ansatte

Mangel på fellesskap og en følelse av isolasjon kan bli resultatet hvis en avdeling eller team går for lenge uten samhandling. En god blanding av kontorbasert arbeid, hjemmearbeid og jobbing mens du reiser er løsningen. Men du bør overveie balansen nøye i forkant, og ikke minst avveie den mot tilbakemeldinger, produktivitet og sosiale faktorer underveis. Arbeidsoppgaver endrer seg, folk endrer seg og du endrer deg. Lytt til dette hele veien fremover, og vær svært obs slik at du ikke gror fast i en form som ikke fungerer optimalt over tid.
Husk også at mange trenger og bruker tid på å finne den arbeidsformen som passer dem, og vær åpen og fleksibel i forhold til deres behov for å gjøre justeringer. Husk også å ta hensyn til at ikke alle er egnet for eller ønsker å jobbe veldig fleksibelt.

Sørg for at hver lille dialog teller

Med økende grad av fleksibilitet i arbeidstid og arbeidssted vil du, enten du vil eller ikke, kommunisere sjeldnere. Eksempelvis vil de små samtalene i gangen bli sjeldnere når ikke alle er på samme sted til samme tid. Men når anledningen melder seg, så må du sørge for å ta deg tid og være fullt og helt tilstede.

Sørg for at hver lille dialog teller og å være helt tilstede når du er på jobb

Klare retningslinjer og mål for fleksibelt arbeid

Bedriften bør tydeliggjøre hva som er tillatt og ikke innenfor begrepet fleksibel arbeidstid. I et tidsystem legges dette til grunn i regelverket, og dette er klare regler som er til for å følges. Veldig mange selskaper sier at de støtter fleksibel arbeidstid, men ansatte oppgir likevel ofte at de opplever at hva som er tillatt og ikke er drevet av linjeleder og hennes/hans holdninger. Klare retningslinjer bidrar til å fjerne personlige holdninger fra å påvirke ansattes evne til å jobbe fleksibelt.

Ta det første skrittet

Evaluer dine behov og se det fra et fugleperspektiv: Hva kan forbedre de ansattes trivsel og produktivitet? Dette er det beste utgangspunktet for å bedømme om, og eventuelt hvilke områder av virksomheten som er best egnet for fleksibel arbeidstid.
Gjør det til en laginnsats også. Gi folk på alle nivåer i organisasjonen en mulighet til å dele innsikt før, under og etter gjennomføring. Bestem hvordan du vil måle suksess i forhold til fleksibel arbeidspolitikk og sett nye mål.

Støtt dine ansatte

Sørg for lederne er godt forberedt og sett forventninger også til dem. Del denne informasjonen som en del av en kommunikasjonsplanen for å holde folk fullt informert.

Start med en pilotgruppe

Test planen din ved å kjøre en pilot i småskala for en gruppe i en definert tidsperiode. Samle erfaringene og tilbakemeldingene, evaluer disse og gjøre endringer etter behov.

Ingenting i en bedrift er mer verdifullt enn tiden til dine ansatte. Forvaltes den på riktig måte, forvalter du også bedriften din på best mulig måte!

Ta gjerne kontakt med oss om du trenger rådgiving!

Lykke til!

 

Klikk her for å lese artikkelen som opprinnelig ble postet på www.tidbank.no den 24.05.2014

Advertisements

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s