Det nærmer seg ferietid. Har du oversikten du trenger?

Noen har allerede forlatt kontoret, og for mange er ferien rett rundt hjørnet. Før du vet ordet av det er de fleste kollegene dine på ferie. Det betyr lavere bemanning og kanskje en mer hektisk hverdag på dem som er igjen. Eller ikke, alt ettersom hvordan denne tiden ser ut, der nettopp du jobber.

Like fullt vil mange kjenne seg igjen i denne situasjonen:

Midtveis i juli sitter en person i et middels stort norsk firma på jobb. La oss bare kalle ham Ole. Ole er en av svært få i sin avdeling som ikke er på ferie, hvilket betyr at det faller en del oppgaver på ham, mange av dem et stykke utenfor Oles normale arbeidsområde. Telefonen ringer. Ole er såpass oppdatert at han gjenkjenner personen i den andre enden som en viktig kontakt for firmaet han jobber i. Eller var det kunde? Det kommer han ikke på i farten. Personen i telefonen spør bryskt etter en bestemt person. Ole kjenner såpass til saken at han forlengst har forstått at vedkommende trenger en person med spesiell kompetanse for å få løst en vanskelig oppgave.
Det er i slike situasjoner at mange febrilsk begynner å slå opp i kalender på PC, krøllete gule lapper og eposter med beskjed fra vedkommende om når han er tilgjengelig og ikke. Og når han kommer tilbake. 
Atter andre, som vår venn Ole, løper ut på pauserommet for å kikke på den flotte, men nokså forhistoriske og veldig statiske feriekalenderen som er hengt opp på veggen.

 

@Office, modulen for tilstedestatus i tidBANK, ville lynraskt gitt Ole svar på når kollegaen igjen var å treffe. Den er bare et klikk unna, enten man sitter foran en datamaskin eller med smarttelefonen i hånden. 
Imidlertid insisterer personen i telefonen på å avtale et møte den påfølgende uken med en av de tre assistentene som jobber for kollegaen til Ole. På dette tidspunktet begynner Ole å svette ettersom papirkalenderen som viser ferien til de tre assistentene henger i pauserommet en etasje over. Den viser forhåpentligvis når de tre har ferie, må Ole utilpass forklare, mens han peser avgårde opp trappene med telefonen i hånden. Papirkalenderen mangler naturligvis ferien til en av de tre. Og for de to andre er det klusset og flyttet så mye at han ikke blir helt klok på når de egentlig har ferie og når de er på jobb. 

Dersom Ole hadde hatt tidBANK, ville feriekalenderen, som heller ikke er mer enn et klikk unna, gitt ham en oversikt få andre kan by på. Dette fordi den slår sammen informasjon fra flere kilder. Og den begrenser ikke oversikten til kun ferie. tidBANK gir en total oversikt som eksempelvis slår sammen avtaler fra den berømte Exchange/Outlook-kalenderen med planlagt fravær i tidBANK. Enten det er en Outlook-avtale, en ukes planlagt ferie i tidBANK, et års fødselspermisjon eller en avspaseringsdag som noen har klart å lure inn, så vil tidBANK vise den totale bemanningssituasjonen. Du velger selv hva og hvem kalenderen skal inneholde. 
Og selve planleggingen, den gjøres enklest i tidBANK. Men det er bortkastet tid å måtte legge inn samme informasjon flere steder tenker du kanskje? Ingen grunn til å bekymre seg. tidBANK ordner den slags automatisk for deg uten at du trenger å tenke på det.  

«Ingen annen løsning gir mer oversiktlige rutiner enn å benytte tidBANK® til registrering av alt fravær» hører vi ofte at kundene våre sier. 
Og det er på mange måter det det handler om, uansett hvilken løsning man har valgt for å holde orden på når de ansatte er til stede og ikke. God oversikt krever et snev av planlegging. Med tidBANK begrenses imidlertid planleggingen til et absolutt minimum. Og dersom man ønsker at leder skal ha et ord med i laget når kontoret skal bemannes i ferietiden, aktiviserer man enkelt og greit modulen som håndterer søknader og leders godkjenning av gitte typer fravær. Fraværskalenderen vil alltid vise hvilke fravær som venter, hvilke andre møteavtaler som finnes i Outlook og hvilke fravær som leder allerede har godkjent og ikke.

tidBANK gir deg mye, men aldri kjedelig etterarbeid eller svette telefonsamtaler.

Og kjenner du «Ole», foreslår vi at du tipser ham eller sjefen hans om denne artikkelen.

GOD OVERSIKT, OG RIKTIG GOD FERIE!

 

Skrevet av Tommy Flovild Engebretsen.

Planlegge sommerferie og koordinere jobb og Hjemme AS

Det nærmer seg sommer og ferietid. I artikkelen “avtal sommerferien nå” setter Jens Kristian Johansen i advokatfirmaet Grette søkelys på de negative sidene ved sene avtaler om avvikling av sommerferie. Og det faktum at dårlig og sen planlegging kan føre til konflikter og dårlig stemning på jobben.

Som en hovedregel bør ferien avtales så tidlig som mulig og senest to måneder på forhånd. Denne regelen finner man nedfelt i en rekke personalhåndbøker og innebærer altså at dersom ferien skal avvikles i juli, så bør den i skrivende stund (1.mai) allerede være avtalt.

Jeg vil tro at flere enn undertegnede innser at man denne helgen ikke bare var sent ute med innlevering av selvangivelsen, men at man også er ute i seneste laget med både planlegging av og avtale om sommerens ferie.

Ferieplanlegging i tidBANK

Med tidBANK er det heldigvis ikke umulig å få unna ferieplanleggingen i løpet av helgen. Litt avhengig av hvilke moduler som er aktivert i applikasjonen kan prosessen foregå slik:

• Som arbeidstaker legger man enkelt og greit inn den planlagte perioden i tidBANK.
• Det sendes samtidig en søknad til leder som kan kommentere og velge å godkjenne eller ikke godkjenne ferien det er søkt om.
• Ferien kan samtidig registreres automatisk i bedriftens Exchange-kalender slik at andre ser- og kan ta hensyn til fraværet ved eksempelvis senere møteplanlegging.

Koordinere jobb og «Hjemme AS»

I den elektroniske tidsalderen vi lever i kan man sågar ta det et skritt til. For at planleggingen av bedriften “Hjemme AS” skal gå knirkefritt, har undertegnede eksemplevis også en integrasjon mellom Exchange og familiens delte Google-kalender. På den måten dukker avtalen også opp der, og sikrer at familien havner på ferie på samme sted til samme tid!

Tommy Flovild Engebretsen
Utviklingsansvarlig i Norsk Tid as

Mer informasjon:

• Artikkelen “Avtal sommerferien nå” gir deg mer informasjon om hvilke regler og rettigheter som normalt gjelder for planlegging- og avvikling av sommerferie.
• Du kan lese mer om planlegging av ferie i tidBANK her.