Jeg vil ha fleksitid!

Mange har lenge spådd bortfallet av 8-16-arbeidsdagen slik vi kjenner den. Takket være internett og mobilteknologi kan vi nå jobbe hvor og når vi vil. Hvorfor er det så mange mennesker og bedrifter som fortsatt tviholder på de tradisjonelle arbeidstimene, eller kanskje mer sannsynlig en utvidet versjon av dem?

Realiteten er at mens fleksible arbeidsordninger har blitt mer populære, så har få bedrifter en offisiell politikk rundt dette. Og enda færre ledere er åpne for, eller utstyrt for å håndtere ansatte med alternative arbeidstidsplaner. Men dette betyr ikke at du skal gi opp ideen om fleksibel arbeidstid. Det betyr bare at du må jobbe hardere for å legge frem gode argumenter og foreslå en plan for fleksibel arbeidstid som fungerer for deg, sjefen din og bedriften du jobber i.

 

Forskning viser at produktiviteten øker med fleksitid

Før du foreslår fleksibel arbeidstid og kanskje også arbeidssted, bør du være oppmerksom på at du raskt møter tanker og ideer basert på gamle tradisjoner og vaner. Tradisjonelt har ledere vært motvillige til å la folk arbeide utenfor det fysiske arbeidsstedet og utenfor den normale arbeidstiden på grunn av mangel på tillit. Selv sjefer som i stor grad stoler på sine ansatte er bekymret for at produktiviteten vil avta.

Likevel er det nå flere ledere og organisasjoner som ser fordelene av å innføre ikke-tradisjonelle arbeidsordninger.

 

Fleksitid skal være enkelt! To trykk på mobilen. Inn og ut. Ikke noe mer. Null stress!

 

Forskning fra Lotte Bailyn, professor i ledelse og medforfatter av “Beyond Work-Family Balance: Advancing Gender Equity and Workplace Performance” har vist at når folk får den fleksibiliteten de trenger, så oppnår de målene raskere, de er sjeldnere borte grunnet sykefravær, og arbeidsmoralen styrkes.

I denne forbindelse vil tidBANK gi deg enbærekraftig grunnmur for å ivareta reglene som kreves rundt, og samtidig hjelpe deg med å synliggjøre innsatsen du legger inn på jobb – uansett hvor du måtte være!

Ved å fokusere på og argumentere for disse positive sidene bør veien til en fleksibel arbeidsordning bli kortere.

 

Hva ønsker du å oppnå?

Det første trinnet er å finne ut hva du ønsker å oppnå. Er målet ditt å tilbringe mer tid med familien? Redusere mengden av tiden du bruker på kontoret? Reisetid? En studiedag i uken uten å måtte endre stillingsbrøk? Eller ønsker du, ved å stå friere til å velge arbeidstid og sted, å fjerne distraksjoner slik at du i større grad er i stand til å fokusere på viktige prosjekter?
Når du er klar med målet ditt, bør du tenke over personlige faktorer som kan påvirke arbeidsformen: Drømmer du kanskje om en komprimert arbeidsuke, redusert arbeidstid, jobbe hjemmefra, fri en måned for å drive med andre ting, eller kanskje noe så enkelt som å skru av smarttelefonen din på kveldene? Vurder om du fortsatt kan gjøre jobben din like effektivt, disse faktorene tatt med i betraktningen. -Sett både fra egne og bedriftens øyne.

Selvfølgelig er ikke alle oppgaver egnet for fleksibilitet. Før du lager et forslag, bør du derfor også vurdere om effekten av endringene du legger frem på noen måte vil påvirke en kanskje mer overordnet og/eller langsiktig plan sjefen din eller bedriften har for avdelingen og dine prestasjoner.

Deretter bør du også undersøke hva slags politikk bedriften du jobber i har hva angår fleksibilitet og om denne på noen måte skaper presedens. Det er ikke alltid nødvendig å tråkke opp en ny sti. Men om bedriften ikke har noen formelle retningslinjer, og du virkelig ønsker større grad av fleksibilitet, så kan det altså være smart å komme opp med et forslag selv.

 

Du bør legge frem forslaget ditt som et eksperiment

Mange ledere vil være nølende spesielt hvis organisasjonen ikke har etablerte retningslinjer. Du kan dempe frykten for noe nytt ved å legge frem forslaget ditt som et eksperiment i en prøveperiode. På den måten trenger ingen å bekymre seg for å gå inn i noe som man ikke helt kjenner konsekvensene av, og som kan være vanskelig å reversere.
Han eller hun må riktignok være i stand til å se den nye måten å arbeide på, men etter vår erfaring vil det raskt vise seg at effektiviteten øker og at det er det som skal til for å få aksept på mer permanent basis.

I boken “Total Leadership: Be a Better Leader, Have a Richer Life” snakkes det om ni forskjellige typer eksperimenter – alt fra å jobbe hjemmefra til å delegere. Dette kan du bruke i arbeidet med å introdusere fleksibilitet i arbeidslivet ditt. Det kanskje viktigste er å foreslå en returmulighet for deg og sjefen din. Forklar at du er villig til å prøve en annen ordning eller gå tilbake til slik det var, dersom eksperimentet ikke fungerer. Det viser seg at de aller fleste slike eksperimenter fungerer veldig bra, så med mindre du har andre hensikter, er dette alltid en fornuftig tilnærming.

 

Be om innspill og støtte i avdelingen

Forskning viser at fleksibilitet fungerer best når det gjøres kollektivt. Det kan med andre ord være fornuftig å huske at flere enn deg vil påvirkes av en slik ordning, og ikke minst at det kan være flere som ønsker samme løsning. Forklar derfor hva du ønsker å oppnå, og be om innspill fra avdelingen og eventuelt teamet du måtte jobbe i.

Husk å involvere kolleger i arbeidet med å innføre fleksitid

Kanskje er det andre som har behov for fleksibilitet, men til andre tider enn deg? Kan det tenkes at dere med større grad av fleksibilitet lettere kan utfylle hverandre i “normalarbeidstiden” og at det vil være positivt for alle de tre partene?

Engasjer dem aller helst i planleggingsfasen, og sørg for at sjefen er kjent med at forslaget ditt også inneholder dine kollegers innspill.

Involvering kan avverge en annen bekymring sjefer ofte har. Nemlig at alle vil komme løpende og ønske den samme ordningen, dersom de gir en person ønsket fleksibilitet. Dette er ofte en ubegrunnet frykt, for i de fleste tilfeller vil økt grad av fleksibilitet også øke effektiviteten totalt sett. Det er en utvikling de fleste ledere bør være positive til. Samtidig skal man ikke glemme at en del faktisk foretrekker en mer tradisjonell arbeidsordning. En god fleksitidsordning og et godt system som tidBANK vil på alle måter støtte alle interesser, slik at det ene ikke utelukker det andre.

 

Fremhev fordelene for bedriften

Forslaget ditt bør understreke de organisatoriske fordelene i minst like stor grad som de personlige. Dette sklir litt inn i hverandre da forskning viser at de personlige fordelene kommer bedriften til gode. Fokuset bør altså ikke handle utelukkende om deg eller din familie, men i stedet peke på et klart mål om å forbedre dine egne prestasjoner. Vis samtidig at du har vurdert selskapets behov, at den nye planen ikke vil være forstyrrende, og at den faktisk vil ha positive fordeler, som å forbedre produktiviteten.

 

Evaluer og foreta justeringer

Når eksperimentet har vært på plass i noen måneder er det tid for å evaluere. Har du nådd målene i planen din? Har det skapt problemer for noen? Har det forbedret eller gått utover samarbeid med kolleger og sosialt engasjement? Diskuter åpent med sjefen din, vær ærlig med deg selv om omgivelsene og tydelig på det som eventuelt ikke fungerte så bra. Vær forberedt på å foreslå justeringer.

Evaluer og diskuter rammene rundt fleksitid

 

Ta gjerne kontakt med oss dersom du trenger noen å diskutere fleksitid og fleksible arbeidsordninger med. Enten du representerer deg selv, en avdeling eller en bedrift.

Vi har lang erfaring, både med å tolke ønsker, eksisterende ordninger og å hjelpe bedrifter med å komme i gang med fleksitid.

Og sist men ikke minst har vi systemet som gjør administrasjonen av fleksible arbeidsordninger til en lek!

Ingen tid å miste – bli en mer produktiv og fornøyd arbeidstager med fleksitid!

 

Klikk her for å lese artikkelen ble opprinnelig postet på www.tidbank.no den 28.05.2014

Tips til fleksible arbeidsordninger

 

Fleksibel arbeidstid handler om å være oppmerksom på det arbeidet du har å gjøre, på det rette tidspunktet (det være seg den neste oppgaven eller de tingene du trenger for å få gjort i dag) og velge det mest passende stedet for dette arbeidet.

For eksempel bør du velge å være på kontoret for å kommunisere med og være sosial med kollegene dine, besøke dine kunder for å arbeide tettere med dem, eller ta en tur på biblioteket eller lignende sted som bidrar til dype tanker når du virkelig trenger å fokusere og konsentrere deg. Tenk på arbeid som en aktivitet i stedet for et bestemt sted, og du er allerede halvveis!

Kjenn fordelene ved å kunne tilpasse arbeidsstedet

70 % av britiske kontorarbeidere føler seg mer produktive når de jobber et annet sted enn på kontoret, 38 % sier de er mer kreative når de er ut av kontoret og 90 % sier fleksibel arbeidstid ikke påvirker deres evne til å samarbeide med kollegene.

Vær tydelig 

De største utfordringene ligger hos enkeltpersoner. Fleksibel arbeidstid er et bredt og sammensatt tema, og å få folk til å forstå det (både ansatte og arbeidsgivere) kan være vanskelig. Hvis du har brukt de siste fem, ti eller femten år av livet på å daglig komme til samme sted til samme tid, så kan det å plutselig finne deg selv i en situasjon der du har et valg virke litt skremmende.

Trikset synes, for bedriften, å være veldig tydelig på årsakene til at man ønsker endringer til en mer fleksibel arbeidstid, men også tydelig på grensene. Det kan være til god hjelp for alle som skal tilpasse seg den nye måten å jobbe på.

En modell passer ikke for alle

Det er all grunn til å anta at en modell ikke passer alle, men at det er behov for en heterogen tilnærming. På samme måte som det koker ned til hvordan hver enkelt kan være mest effektiv, er det viktig å legge føringer for når det er ok å jobbe og ikke, når det er forventet at man er tilgjengelig og ikke, og så videre.

Fleksibel arbeidstid øker produktiviteten

Sørg for å engasjere de som bestemmer tidlig i prosessen med fleksitid

Allerede for åtte år siden gjorde man i firmaet Intelen undersøkelse som viste at ved å tillate ansatte å jobbe mer fleksibelt, gi dem de rette verktøyene og de rette mulighetene og rettighetene, så gikk produktiviteten opp med mer enn 16% per uke. Et slikt globalt selskap stopper ikke opp ved endt arbeidsdag. De ansatte fortsetter å svare kolleger på andre siden av kloden når de går hjem, med den følge at prosjekter kommer i mål raskere. Men viktigst av alt har tilbakemeldingene vist at de ansatte ser det som et flott sted å jobbe, fordi arbeidsformen tillater de ansatte å ta fri i løpet av dagen dersom det skulle være behov for det, og de trenger ikke kjøre til kontoret sent på natten for å fullføre det man forlot tidligere på dagen.

En fleksibel infrastruktur hjelper

Ulike ansatte og deres spesifikke grupper kan ha svært forskjellige krav. Enkelte kan ha arbeidsoppgaver som krever høy grad av sikkerhet når det kommer til datasystemer og lignende, mens andre har oppgaver som krever mindre sikkerhet. Legger man det til grunn og tilpasser infrastrukturen deretter, er det lettere å skreddersy flere modeller som muliggjør fleksibilitet, enn å skjære alle over en kam.

Kjenn utfordringene du sannsynligvis kommer til å møte

Utfordringene du vil møte er ofte mer relatert til HR- og juridiske problemstillinger, enn teknikk og sikkerhet. Sørg for at du engasjerer dem som påvirker disse faktorene tidlig i prosessen.

Kommunikasjon løser alle problemer

Når man ikke er tilstede på kontoret, kan man lett ende opp med å få gjengitt deler av en samtale eller bare få høre en side av en historie. Ved den minste mistanke om at en sak har flere nyanser, vil en telefon- eller videosamtale alltid fungere bedre enn å kommunisere på epost.
Epost er i mange sammenhenger et nyttig kommunikasjonsverktøy, men det fører ofte til misforståelser. Det finnes utallige løsninger som er langt bedre når en avdeling eller et team skal kommunisere og ikke alle fysisk er samlet på samme sted. En avdelings- eller teamleder har foruten interne konferanseløsninger mange muligheter. Eksempelvis vil en ukentlig gruppesamtale på Skype eller hangout på Google+ med teamet, og et møte en-til-en med hvert medlem en gang i uken, fungere langt bedre enn sporadisk kontakt via epost. Det er også viktig at leder kommuniserer at “døren” står åpen slik at gruppen ikke vegrer seg for å stille spørsmål eller snakke gjennom ting. Dette er enda viktigere når man ikke er geografisk samlet på et sted.

Ansvarliggjøring og etterrettelighet

Med avstand øker også behovet for å sette enda klarere mål og rapporteringsformer. Er målene klare og rapporteringsformen tydelig og gjennomsiktig, er det lett for både leder og avdeling/team å følge med og se hva som er gjort og hva man har oppnådd. Noen vil straks tenke overvåkning, men i bunn og grunn er de fleste skrudd sammen på en slik måte at det er tilfredsstillende og motiverende å få vist andre hva man har oppnådd, samt å se det selv.

Tilbakemeldinger

Hver uke bør man ha en oppsummering som raskt gjennomgår hva som er gjort, hva alle jobber med og prioriteringer for kommende uke. Det gir folk på tvers av selskapet en klar idé om hva alle gjør. I større bedrifter er det naturlig å skalere dette ned til avdelinger/seksjoner, mens det i mindre selskaper kan være svært nyttig å ta det i plenum med alle til stede.

Tilstedestatus og lynmeldingstjenester

Muligheten for å raskt kunne se hvem som er tilgjengelig og eventuelt når de regner med å komme tilbake, er svært hensiktsmessig. De fleste lynmeldingstjenester viser hvem som er på plass, tilgjengelig for en rask prat eller om de er opptatt. Ulempen er at disse tjenesten raskt åpner for mer kommunikasjon enn mange ønsker, så her gjelder det å definere klare regler i firmaet og kanskje også for ens egen del. Brukere av tidBANK har muligheten til å sjekke tilstedestatus der. Denne integrerer tre viktige elementer: 1) Er man på jobb, 2) Har man et møte (hentes fra Exchange-kalender) og 3) er man ikke fysisk tilstede på kontoret, men likevel tilgjengelig. Her vises også når brukeren selv har angitt at han/hun forventer å komme tilbake. En rask titt på teamet/avdelingen eller vedkommende man forsøker å komme i kontakt med, kan spare en for både tid og irritasjon. Sjekker man dette før man tar opp telefonen eller sender eposten man i utgangspunktet forventer å få svar på, blir man ikke møtt av en kollega som ikke er spesielt interessert i å diskutere jobb, vedkommendes telefonsvarer eller skuffet over uvanlig treg tilbakemelding på eposten man sendte. Det kan spare både deg og mottaker for mye irritasjon og være sunt for samarbeidsklimaet.

Lytt til behovene til de ansatte

Mangel på fellesskap og en følelse av isolasjon kan bli resultatet hvis en avdeling eller team går for lenge uten samhandling. En god blanding av kontorbasert arbeid, hjemmearbeid og jobbing mens du reiser er løsningen. Men du bør overveie balansen nøye i forkant, og ikke minst avveie den mot tilbakemeldinger, produktivitet og sosiale faktorer underveis. Arbeidsoppgaver endrer seg, folk endrer seg og du endrer deg. Lytt til dette hele veien fremover, og vær svært obs slik at du ikke gror fast i en form som ikke fungerer optimalt over tid.
Husk også at mange trenger og bruker tid på å finne den arbeidsformen som passer dem, og vær åpen og fleksibel i forhold til deres behov for å gjøre justeringer. Husk også å ta hensyn til at ikke alle er egnet for eller ønsker å jobbe veldig fleksibelt.

Sørg for at hver lille dialog teller

Med økende grad av fleksibilitet i arbeidstid og arbeidssted vil du, enten du vil eller ikke, kommunisere sjeldnere. Eksempelvis vil de små samtalene i gangen bli sjeldnere når ikke alle er på samme sted til samme tid. Men når anledningen melder seg, så må du sørge for å ta deg tid og være fullt og helt tilstede.

Sørg for at hver lille dialog teller og å være helt tilstede når du er på jobb

Klare retningslinjer og mål for fleksibelt arbeid

Bedriften bør tydeliggjøre hva som er tillatt og ikke innenfor begrepet fleksibel arbeidstid. I et tidsystem legges dette til grunn i regelverket, og dette er klare regler som er til for å følges. Veldig mange selskaper sier at de støtter fleksibel arbeidstid, men ansatte oppgir likevel ofte at de opplever at hva som er tillatt og ikke er drevet av linjeleder og hennes/hans holdninger. Klare retningslinjer bidrar til å fjerne personlige holdninger fra å påvirke ansattes evne til å jobbe fleksibelt.

Ta det første skrittet

Evaluer dine behov og se det fra et fugleperspektiv: Hva kan forbedre de ansattes trivsel og produktivitet? Dette er det beste utgangspunktet for å bedømme om, og eventuelt hvilke områder av virksomheten som er best egnet for fleksibel arbeidstid.
Gjør det til en laginnsats også. Gi folk på alle nivåer i organisasjonen en mulighet til å dele innsikt før, under og etter gjennomføring. Bestem hvordan du vil måle suksess i forhold til fleksibel arbeidspolitikk og sett nye mål.

Støtt dine ansatte

Sørg for lederne er godt forberedt og sett forventninger også til dem. Del denne informasjonen som en del av en kommunikasjonsplanen for å holde folk fullt informert.

Start med en pilotgruppe

Test planen din ved å kjøre en pilot i småskala for en gruppe i en definert tidsperiode. Samle erfaringene og tilbakemeldingene, evaluer disse og gjøre endringer etter behov.

Ingenting i en bedrift er mer verdifullt enn tiden til dine ansatte. Forvaltes den på riktig måte, forvalter du også bedriften din på best mulig måte!

Ta gjerne kontakt med oss om du trenger rådgiving!

Lykke til!

 

Klikk her for å lese artikkelen som opprinnelig ble postet på www.tidbank.no den 24.05.2014

Å være snill er ikke farlig

Hvis du er en av dem som får høre at du er altfor snill, så les videre.

Du har kanskje en leder eller kollega som forteller deg dette. Eller muligens er det en der hjemme som har fanget opp at du ofte strekker deg ekstra for jobben og kjenner deg som en som av ren snillhet aldri sier nei. Men dette betyr ikke nødvendigvis at du skal endre måten du er på.

Hvorfor?

Å være snill fungerer! Helt avhengig av hva man legger i det å være snill, er det muligens ikke det optimale i absolutt alle situasjoner. Men fordelene ved å være snill kan på generelt grunnlag ha veldig mye å si. Spesielt på lengre sikt.

Husk at de som i arbeidslivet forteller deg at du er for snill, kan være forutinntatt. Mange ledere opererer med sin egen modell for suksess. Og overser det åpenbare faktum at det som fungerer for en person, ikke nødvendigvis fungerer like bra for en annen.

Mennesker som en gang har fått høre at de er for snille og og har bestemt seg for å fremstå som mindre snille, er ofte de beste eksemplene på at det ikke alltid fungerer å endre på den man er. Nettopp fordi det å opptre i strid med egne verdier og personlighet, raskt kan gå på integriteten løs. Det er en oppgave svært få mestrer særlig bra. Slike stunt er sjelden veldig overbevisende, heller.

Det kan være tungt nok for personen selv som skal tråkke inn i en rolle/væremåte vedkommende ikke er skapt for, men også vanskelig for andre å være vitne til.

Det handler om å være snill og å ville det beste for andre

Ikke dumsnill

Å være snill betyr ikke at man er “myk” eller svak eller dumsnill. Å finne måter å sette grenser på og lære å bli mer selvsikker kan gjøres enkelt, uten at det går på bekostning av integriteten. Det betyr nemlig ikke at du ikke samtidig kan være klar på hvilke målsetninger og regler som gjelder, eller hvilke forventninger du har til samarbeid eller oppgaver som skal gjøres.

Uansett hvor du befinner deg i jobbhierarkiet, enten det er som vaskehjelp eller direktør, vil du alltid kunne finne noen å “hakke” på. Det kan være i jobben eller privat. Engasjerer du en håndverker hjemme, kan det kanskje være fristende å innta rollen som oppdragsgiver og overordnet. Enten fordi du tar rollen du allerede spiller i jobben med deg hjem. Eller fordi du daglig blir pisket rundt på jobben, og benytter sjansen til å “sjefe” litt på hjemmefronten. Du inntar da en rolle de fleste ikke vil anse som spesielt hyggelig. Har du imidlertid evnen til å gå inn i rollen til den andre parten og vise empati, vil gjensidig forståelse raskt utvikles. På den måten ser du oppgaven som skal utføres fra samme synsvinkel og kan kommunisere om den på samme plan. Og resultatet vil, uten unntak, bli mye bedre! For vi mennesker strekker oss alltid litt lenger og “legger oss litt mer i selen” for gjøre folk vi liker og setter pris på ekstra fornøyde.

Argumentasjon

Hvis du blir fortalt at du er altfor snill, så tenk igjennom hva som faktisk fungerer best for deg. Det er for all del viktig å lære seg å sette grenser, men om du tenker at du trives best i rollen som “snill” så kan det være greit å forberede argumentasjon for at du skal fortsette å være nettopp slik du er.

Du kan (for deg selv) eksempelvis liste opp eksempler der «snill» var det som fungerte godt for deg i din rolle. Eller eksempler på godt samarbeid og lojalitet som du mener er et resultat av måten du kommuniserer med andre på. Du kan også identifisere andre i organisasjonen som har et rykte for å gjør en bra jobb og regnes som hyggelige mennesker. Og finn gjerne eksempler på det motsatte som skapte dårlige resultater.

Så er du forberedt på å ta konsekvensene av, og argumentere for å beholde din snillhet.

Ikke glem deg selv

Det er fint å være snill, men husk at det er lov til å si nei! Går du på akkord med deg selv i for lang tid, er veien kort til sammenbitte kjever, depresjon og utbrenthet. Vær snill mot andre, men ikke glem å være snill mot deg selv også!

Til slutt – vær konsekvent!

Du leste kanskje dette fordi du kjente deg igjen i innledningen? Eller fordi du godt vet, eller i alle fall mistenker, at andre ser på deg som en ikke-så-snill-person, og ble litt interessert i om du går glipp av noe?

– Husk at umiddelbare endringer i den ene eller andre retningen ikke er særlig heldig. Og for all del, ikke forsøk å teste ut en ny væremåte den ene dagen og så gå tilbake til den gamle den neste.

Vi mennesker er både vant til, og stort sett rimelig gode på å håndtere alle typer medmennesker. Snille som mindre snille. Men dette gjør vi best på bakgrunn av hva vi har erfart og måten vi kjenner andre på. Å være mest mulig konsekvent i måten du er på, gjør folk trygge på deg, uansett hvilken type du er, eller passer best til å være.

 

 

Det nærmer seg ferietid. Har du oversikten du trenger?

Noen har allerede forlatt kontoret, og for mange er ferien rett rundt hjørnet. Før du vet ordet av det er de fleste kollegene dine på ferie. Det betyr lavere bemanning og kanskje en mer hektisk hverdag på dem som er igjen. Eller ikke, alt ettersom hvordan denne tiden ser ut, der nettopp du jobber.

Like fullt vil mange kjenne seg igjen i denne situasjonen:

Sommerukene kan bli ekstra svette uten en god feriekalender

Midtveis i juli sitter en person i et middels stort norsk firma på jobb. La oss bare kalle ham Ole. Ole er en av svært få i sin avdeling som ikke er på ferie, hvilket betyr at det faller en del oppgaver på ham, mange av dem et stykke utenfor Oles normale arbeidsområde. Telefonen ringer. Ole er såpass oppdatert at han gjenkjenner personen i den andre enden som en viktig kontakt for firmaet han jobber i. Eller var det kunde? Det kommer han ikke på i farten. Personen i telefonen spør bryskt etter en bestemt person. Ole kjenner såpass til saken at han forlengst har forstått at vedkommende trenger en person med spesiell kompetanse for å få løst en vanskelig oppgave.
Det er i slike situasjoner at mange febrilsk begynner å slå opp i kalender på PC, krøllete gule lapper og eposter med beskjed fra vedkommende om når han er tilgjengelig og ikke. Og når han kommer tilbake. 
Atter andre, som vår venn Ole, løper ut på pauserommet for å kikke på den flotte, men nokså forhistoriske og veldig statiske feriekalenderen som er hengt opp på veggen.

 

@Office, modulen for tilstedestatus i tidBANK, ville lynraskt gitt Ole svar på når kollegaen igjen var å treffe. Den er bare et klikk unna, enten man sitter foran en datamaskin eller med smarttelefonen i hånden. 
Imidlertid insisterer personen i telefonen på å avtale et møte den påfølgende uken med en av de tre assistentene som jobber for kollegaen til Ole. På dette tidspunktet begynner Ole å svette ettersom papirkalenderen som viser ferien til de tre assistentene henger i pauserommet en etasje over. Den viser forhåpentligvis når de tre har ferie, må Ole utilpass forklare, mens han peser avgårde opp trappene med telefonen i hånden. Papirkalenderen mangler naturligvis ferien til en av de tre. Og for de to andre er det klusset og flyttet så mye at han ikke blir helt klok på når de egentlig har ferie og når de er på jobb. 

Med en skikkelig feriekalender / fraværskalender har du oversikt

Dersom Ole hadde hatt tidBANK, ville feriekalenderen, som heller ikke er mer enn et klikk unna, gitt ham en oversikt få andre kan by på. Dette fordi den slår sammen informasjon fra flere kilder. Og den begrenser ikke oversikten til kun ferie. tidBANK gir en total oversikt som eksempelvis slår sammen avtaler fra den berømte Exchange/Outlook-kalenderen med planlagt fravær i tidBANK. Enten det er en Outlook-avtale, en ukes planlagt ferie i tidBANK, et års fødselspermisjon eller en avspaseringsdag som noen har klart å lure inn, så vil tidBANK vise den totale bemanningssituasjonen. Du velger selv hva og hvem kalenderen skal inneholde. 
Og selve planleggingen, den gjøres enklest i tidBANK. Men det er bortkastet tid å måtte legge inn samme informasjon flere steder tenker du kanskje? Ingen grunn til å bekymre seg. tidBANK ordner den slags automatisk for deg uten at du trenger å tenke på det.  

«Ingen annen løsning gir mer oversiktlige rutiner enn å benytte tidBANK® til registrering av alt fravær» hører vi ofte at kundene våre sier. 
Og det er på mange måter det det handler om, uansett hvilken løsning man har valgt for å holde orden på når de ansatte er til stede og ikke. God oversikt krever et snev av planlegging. Med tidBANK begrenses imidlertid planleggingen til et absolutt minimum. Og dersom man ønsker at leder skal ha et ord med i laget når kontoret skal bemannes i ferietiden, aktiviserer man enkelt og greit modulen som håndterer søknader og leders godkjenning av gitte typer fravær. Fraværskalenderen vil alltid vise hvilke fravær som venter, hvilke andre møteavtaler som finnes i Outlook og hvilke fravær som leder allerede har godkjent og ikke.

tidBANK gir deg mye, men aldri kjedelig etterarbeid eller svette telefonsamtaler.

Og kjenner du «Ole», foreslår vi at du tipser ham eller sjefen hans om denne artikkelen.

GOD OVERSIKT, OG RIKTIG GOD FERIE!

 

.

Hvem setter premissene for hjemmekontor?

Begrepet bortekontor får for tiden stor oppmerksomhet i dagspressen, grunnet en sak der en arbeidstaker ble oppsagt etter å ha flyttet litt på grensene i forhold til hva ledelsen anså som hjemmekontor. Hjemmekontoret ble flyttet til Spania, hvilket ikke falt i god jord. Arbeidstaker fikk medhold i retten, men det hele endte med et forlik. Kanskje fordi flytteoperasjonen ikke var skikkelig avklart? I så tilfelle passer kanskje den gamle omskrivingen «gjemmekontor» vel så godt i dette tilfellet.

Hvor går grensene for hjemmekontor?

Hjemmekontor i sanden

Er det slik at hjemmekontoret alltid må befinne seg i hjemmet, eller er det et begrep som dekker alle mulige arbeidsplasser utenfor bedriftens lokaler?
I dagens moderne samfunn er det mye som peker på at det siste er den mest korrekte definisjonen.

Fungerer hjemmekontor for alle?

Det diskuteres livlig hvorvidt hjemmekontor fører til høyere eller lavere effektivitet. Svaret kan utvilsomt sidestilles med en rekke tilgrensende spørsmål. Er lukket- kontra åpent kontorlandskap mest effektivt? Er fasttid kontra fleksitid best? Er det mest hensiktsmessig å fordele deltid på kortere dager eller en/flere fridager i uken?

Jevnt over finnes det ikke noe godt svar. Det er jo slik at vi alle er forskjellige. Det som passer for Inger passer ikke nødvendigvis for Petter og motsatt.

At det ligger spart (reise-)tid og en relativt stor miljøgevinst i hjemmekontor, er det liten tvil om. Men at noen jobber dobbelt så effektivt hjemme som på jobb, er like sannsynlig som at noen ikke klarer å la klesvasken eller nedskrubbing av kjøkkenet vente til etter arbeidstid.

Spørsmålet om hvem som til enhver tid bør være i stand til å bedømme og sette premissene for hjemmekontor er nokså innlysende.

Leders ansvar

Det bør utvilsomt være utformet regler og generelle retningslinjer for bedriften. Som eksempelvis gir svar på om det er ok å flytte hjemmekontoret til Spania i en uke eller ikke. Det ville trolig skånet rettssystemet for den nevnte «bortekontor-saken».

Men bør ikke reglene være utformet som retningslinjer for ledere? Retningslinjer nærmeste leder plikter å ta stilling til for den enkelte?
Det er tross alt en leders oppgave å være bevisst på- og se an hva som fungerer og ikke for sine nærmeste? Både når det gjelder hjemmekontor, det sosiale aspektet, samarbeid i avdelingen, åpent landskap, type deltid og andre spørsmål. Bør det ikke være en leders plikt å kontinuerlig se an hvordan hans/hennes ansatte presterer over tid. Og så gjøre tilpassinger sammen med den ansatte (innenfor bedriftens retningslinjer) som også berører hjemmekontor der dette er aktuelt?

 

Resten av artikkelen kan du lese her.