Jeg vil ha fleksitid!

Mange har lenge spådd bortfallet av 8-16-arbeidsdagen slik vi kjenner den. Takket være internett og mobilteknologi kan vi nå jobbe hvor og når vi vil. Hvorfor er det så mange mennesker og bedrifter som fortsatt tviholder på de tradisjonelle arbeidstimene, eller kanskje mer sannsynlig en utvidet versjon av dem?

Realiteten er at mens fleksible arbeidsordninger har blitt mer populære, så har få bedrifter en offisiell politikk rundt dette. Og enda færre ledere er åpne for, eller utstyrt for å håndtere ansatte med alternative arbeidstidsplaner. Men dette betyr ikke at du skal gi opp ideen om fleksibel arbeidstid. Det betyr bare at du må jobbe hardere for å legge frem gode argumenter og foreslå en plan for fleksibel arbeidstid som fungerer for deg, sjefen din og bedriften du jobber i.

 

Forskning viser at produktiviteten øker med fleksitid

Før du foreslår fleksibel arbeidstid og kanskje også arbeidssted, bør du være oppmerksom på at du raskt møter tanker og ideer basert på gamle tradisjoner og vaner. Tradisjonelt har ledere vært motvillige til å la folk arbeide utenfor det fysiske arbeidsstedet og utenfor den normale arbeidstiden på grunn av mangel på tillit. Selv sjefer som i stor grad stoler på sine ansatte er bekymret for at produktiviteten vil avta.

Likevel er det nå flere ledere og organisasjoner som ser fordelene av å innføre ikke-tradisjonelle arbeidsordninger.

 

Fleksitid skal være enkelt! To trykk på mobilen. Inn og ut. Ikke noe mer. Null stress!

 

Forskning fra Lotte Bailyn, professor i ledelse og medforfatter av “Beyond Work-Family Balance: Advancing Gender Equity and Workplace Performance” har vist at når folk får den fleksibiliteten de trenger, så oppnår de målene raskere, de er sjeldnere borte grunnet sykefravær, og arbeidsmoralen styrkes.

I denne forbindelse vil tidBANK gi deg enbærekraftig grunnmur for å ivareta reglene som kreves rundt, og samtidig hjelpe deg med å synliggjøre innsatsen du legger inn på jobb – uansett hvor du måtte være!

Ved å fokusere på og argumentere for disse positive sidene bør veien til en fleksibel arbeidsordning bli kortere.

 

Hva ønsker du å oppnå?

Det første trinnet er å finne ut hva du ønsker å oppnå. Er målet ditt å tilbringe mer tid med familien? Redusere mengden av tiden du bruker på kontoret? Reisetid? En studiedag i uken uten å måtte endre stillingsbrøk? Eller ønsker du, ved å stå friere til å velge arbeidstid og sted, å fjerne distraksjoner slik at du i større grad er i stand til å fokusere på viktige prosjekter?
Når du er klar med målet ditt, bør du tenke over personlige faktorer som kan påvirke arbeidsformen: Drømmer du kanskje om en komprimert arbeidsuke, redusert arbeidstid, jobbe hjemmefra, fri en måned for å drive med andre ting, eller kanskje noe så enkelt som å skru av smarttelefonen din på kveldene? Vurder om du fortsatt kan gjøre jobben din like effektivt, disse faktorene tatt med i betraktningen. -Sett både fra egne og bedriftens øyne.

Selvfølgelig er ikke alle oppgaver egnet for fleksibilitet. Før du lager et forslag, bør du derfor også vurdere om effekten av endringene du legger frem på noen måte vil påvirke en kanskje mer overordnet og/eller langsiktig plan sjefen din eller bedriften har for avdelingen og dine prestasjoner.

Deretter bør du også undersøke hva slags politikk bedriften du jobber i har hva angår fleksibilitet og om denne på noen måte skaper presedens. Det er ikke alltid nødvendig å tråkke opp en ny sti. Men om bedriften ikke har noen formelle retningslinjer, og du virkelig ønsker større grad av fleksibilitet, så kan det altså være smart å komme opp med et forslag selv.

 

Du bør legge frem forslaget ditt som et eksperiment

Mange ledere vil være nølende spesielt hvis organisasjonen ikke har etablerte retningslinjer. Du kan dempe frykten for noe nytt ved å legge frem forslaget ditt som et eksperiment i en prøveperiode. På den måten trenger ingen å bekymre seg for å gå inn i noe som man ikke helt kjenner konsekvensene av, og som kan være vanskelig å reversere.
Han eller hun må riktignok være i stand til å se den nye måten å arbeide på, men etter vår erfaring vil det raskt vise seg at effektiviteten øker og at det er det som skal til for å få aksept på mer permanent basis.

I boken “Total Leadership: Be a Better Leader, Have a Richer Life” snakkes det om ni forskjellige typer eksperimenter – alt fra å jobbe hjemmefra til å delegere. Dette kan du bruke i arbeidet med å introdusere fleksibilitet i arbeidslivet ditt. Det kanskje viktigste er å foreslå en returmulighet for deg og sjefen din. Forklar at du er villig til å prøve en annen ordning eller gå tilbake til slik det var, dersom eksperimentet ikke fungerer. Det viser seg at de aller fleste slike eksperimenter fungerer veldig bra, så med mindre du har andre hensikter, er dette alltid en fornuftig tilnærming.

 

Be om innspill og støtte i avdelingen

Forskning viser at fleksibilitet fungerer best når det gjøres kollektivt. Det kan med andre ord være fornuftig å huske at flere enn deg vil påvirkes av en slik ordning, og ikke minst at det kan være flere som ønsker samme løsning. Forklar derfor hva du ønsker å oppnå, og be om innspill fra avdelingen og eventuelt teamet du måtte jobbe i.

Husk å involvere kolleger i arbeidet med å innføre fleksitid

Kanskje er det andre som har behov for fleksibilitet, men til andre tider enn deg? Kan det tenkes at dere med større grad av fleksibilitet lettere kan utfylle hverandre i “normalarbeidstiden” og at det vil være positivt for alle de tre partene?

Engasjer dem aller helst i planleggingsfasen, og sørg for at sjefen er kjent med at forslaget ditt også inneholder dine kollegers innspill.

Involvering kan avverge en annen bekymring sjefer ofte har. Nemlig at alle vil komme løpende og ønske den samme ordningen, dersom de gir en person ønsket fleksibilitet. Dette er ofte en ubegrunnet frykt, for i de fleste tilfeller vil økt grad av fleksibilitet også øke effektiviteten totalt sett. Det er en utvikling de fleste ledere bør være positive til. Samtidig skal man ikke glemme at en del faktisk foretrekker en mer tradisjonell arbeidsordning. En god fleksitidsordning og et godt system som tidBANK vil på alle måter støtte alle interesser, slik at det ene ikke utelukker det andre.

 

Fremhev fordelene for bedriften

Forslaget ditt bør understreke de organisatoriske fordelene i minst like stor grad som de personlige. Dette sklir litt inn i hverandre da forskning viser at de personlige fordelene kommer bedriften til gode. Fokuset bør altså ikke handle utelukkende om deg eller din familie, men i stedet peke på et klart mål om å forbedre dine egne prestasjoner. Vis samtidig at du har vurdert selskapets behov, at den nye planen ikke vil være forstyrrende, og at den faktisk vil ha positive fordeler, som å forbedre produktiviteten.

 

Evaluer og foreta justeringer

Når eksperimentet har vært på plass i noen måneder er det tid for å evaluere. Har du nådd målene i planen din? Har det skapt problemer for noen? Har det forbedret eller gått utover samarbeid med kolleger og sosialt engasjement? Diskuter åpent med sjefen din, vær ærlig med deg selv om omgivelsene og tydelig på det som eventuelt ikke fungerte så bra. Vær forberedt på å foreslå justeringer.

Evaluer og diskuter rammene rundt fleksitid

 

Ta gjerne kontakt med oss dersom du trenger noen å diskutere fleksitid og fleksible arbeidsordninger med. Enten du representerer deg selv, en avdeling eller en bedrift.

Vi har lang erfaring, både med å tolke ønsker, eksisterende ordninger og å hjelpe bedrifter med å komme i gang med fleksitid.

Og sist men ikke minst har vi systemet som gjør administrasjonen av fleksible arbeidsordninger til en lek!

Ingen tid å miste – bli en mer produktiv og fornøyd arbeidstager med fleksitid!

 

Klikk her for å lese artikkelen ble opprinnelig postet på www.tidbank.no den 28.05.2014

Det nærmer seg ferietid. Har du oversikten du trenger?

Noen har allerede forlatt kontoret, og for mange er ferien rett rundt hjørnet. Før du vet ordet av det er de fleste kollegene dine på ferie. Det betyr lavere bemanning og kanskje en mer hektisk hverdag på dem som er igjen. Eller ikke, alt ettersom hvordan denne tiden ser ut, der nettopp du jobber.

Like fullt vil mange kjenne seg igjen i denne situasjonen:

Sommerukene kan bli ekstra svette uten en god feriekalender

Midtveis i juli sitter en person i et middels stort norsk firma på jobb. La oss bare kalle ham Ole. Ole er en av svært få i sin avdeling som ikke er på ferie, hvilket betyr at det faller en del oppgaver på ham, mange av dem et stykke utenfor Oles normale arbeidsområde. Telefonen ringer. Ole er såpass oppdatert at han gjenkjenner personen i den andre enden som en viktig kontakt for firmaet han jobber i. Eller var det kunde? Det kommer han ikke på i farten. Personen i telefonen spør bryskt etter en bestemt person. Ole kjenner såpass til saken at han forlengst har forstått at vedkommende trenger en person med spesiell kompetanse for å få løst en vanskelig oppgave.
Det er i slike situasjoner at mange febrilsk begynner å slå opp i kalender på PC, krøllete gule lapper og eposter med beskjed fra vedkommende om når han er tilgjengelig og ikke. Og når han kommer tilbake. 
Atter andre, som vår venn Ole, løper ut på pauserommet for å kikke på den flotte, men nokså forhistoriske og veldig statiske feriekalenderen som er hengt opp på veggen.

 

@Office, modulen for tilstedestatus i tidBANK, ville lynraskt gitt Ole svar på når kollegaen igjen var å treffe. Den er bare et klikk unna, enten man sitter foran en datamaskin eller med smarttelefonen i hånden. 
Imidlertid insisterer personen i telefonen på å avtale et møte den påfølgende uken med en av de tre assistentene som jobber for kollegaen til Ole. På dette tidspunktet begynner Ole å svette ettersom papirkalenderen som viser ferien til de tre assistentene henger i pauserommet en etasje over. Den viser forhåpentligvis når de tre har ferie, må Ole utilpass forklare, mens han peser avgårde opp trappene med telefonen i hånden. Papirkalenderen mangler naturligvis ferien til en av de tre. Og for de to andre er det klusset og flyttet så mye at han ikke blir helt klok på når de egentlig har ferie og når de er på jobb. 

Med en skikkelig feriekalender / fraværskalender har du oversikt

Dersom Ole hadde hatt tidBANK, ville feriekalenderen, som heller ikke er mer enn et klikk unna, gitt ham en oversikt få andre kan by på. Dette fordi den slår sammen informasjon fra flere kilder. Og den begrenser ikke oversikten til kun ferie. tidBANK gir en total oversikt som eksempelvis slår sammen avtaler fra den berømte Exchange/Outlook-kalenderen med planlagt fravær i tidBANK. Enten det er en Outlook-avtale, en ukes planlagt ferie i tidBANK, et års fødselspermisjon eller en avspaseringsdag som noen har klart å lure inn, så vil tidBANK vise den totale bemanningssituasjonen. Du velger selv hva og hvem kalenderen skal inneholde. 
Og selve planleggingen, den gjøres enklest i tidBANK. Men det er bortkastet tid å måtte legge inn samme informasjon flere steder tenker du kanskje? Ingen grunn til å bekymre seg. tidBANK ordner den slags automatisk for deg uten at du trenger å tenke på det.  

«Ingen annen løsning gir mer oversiktlige rutiner enn å benytte tidBANK® til registrering av alt fravær» hører vi ofte at kundene våre sier. 
Og det er på mange måter det det handler om, uansett hvilken løsning man har valgt for å holde orden på når de ansatte er til stede og ikke. God oversikt krever et snev av planlegging. Med tidBANK begrenses imidlertid planleggingen til et absolutt minimum. Og dersom man ønsker at leder skal ha et ord med i laget når kontoret skal bemannes i ferietiden, aktiviserer man enkelt og greit modulen som håndterer søknader og leders godkjenning av gitte typer fravær. Fraværskalenderen vil alltid vise hvilke fravær som venter, hvilke andre møteavtaler som finnes i Outlook og hvilke fravær som leder allerede har godkjent og ikke.

tidBANK gir deg mye, men aldri kjedelig etterarbeid eller svette telefonsamtaler.

Og kjenner du «Ole», foreslår vi at du tipser ham eller sjefen hans om denne artikkelen.

GOD OVERSIKT, OG RIKTIG GOD FERIE!

 

.